La base d’une transaction réussie : un flux de documents correct. Exemples de documents.

Lors de transactions internationales pour la fourniture de produits pétroliers, une gestion correcte et claire des documents joue un rôle crucial. Une documentation efficace garantit non seulement la sécurité et la légalité des transactions, mais minimise également les risques et les conflits entre les parties. Des documents correctement rédigés constituent la base d’une exécution garantie des conditions de transaction et d’une prévention des malentendus éventuels.

Principaux types de documents pour les transactions de produits pétroliers

Notre société propose des modèles de documents et formulaires standards nécessaires à la conclusion de transactions pour la fourniture internationale de produits pétroliers. Ces documents ont été élaborés en tenant compte des normes et pratiques internationales, ainsi que des spécificités du commerce des produits pétroliers. Nous sommes convaincus que leur utilisation aidera nos clients à protéger leurs intérêts et à assurer des transactions fluides et efficaces.

Transparence et fiabilité

L’un des principes fondamentaux qui nous guident dans la fourniture de documents types est la transparence. Nous nous efforçons de fournir à nos clients des informations complètes sur chaque document, son objectif et les règles à suivre pour le remplir, afin qu’ils puissent effectuer leurs transactions en toute connaissance de cause. Notre objectif est de fournir à nos clients un maximum de fiabilité et de confiance à chaque étape de la transaction.

Dans un article séparé, nous avons décrit les principaux termes et abréviations utilisés dans les documents et les négociations lors de la conclusion et de la réalisation de transactions portant sur des produits pétroliers.

Les documents utilisés dans le processus de réalisation des transactions avec des produits pétroliers peuvent être conditionnellement divisés en trois groupes :

1. Documents échangés entre les contreparties au stade initial de la coopération
2. Documents directement liés à la ressource elle-même, confirmant sa qualité et sa quantité, documents douaniers, etc., dans le processus de réalisation de la transaction.
3. documents bancaires utilisés dans le cadre de règlements mutuels ou de formation d’instruments bancaires.

Les documents bancaires sont élaborés et standardisés par les institutions financières, il ne serait donc pas approprié pour nous de donner des conseils sur leur rédaction. De même, les documents directement liés au processus de réalisation de la transaction, liés à la ressource elle-même, sont créés et délivrés par les autorités compétentes des pays dans lesquels la transaction a lieu. Il existe d’autres documents pour la ressource (biens) et nous analyserons dans un article séparé à quoi ils ressemblent, comment les vérifier et à quoi il faut faire attention.

Ci-dessous, nous souhaitons décomposer le bloc de documents échangés entre l’acheteur et le vendeur aux étapes initiales du lancement d’une transaction. Documents qui lancent les transactions avec des produits pétroliers.

Exemples de documents nécessaires pour démarrer le processus de négociation et lancer les transactions d’achat et de vente de produits pétroliers.

Ci-dessous, dans le texte, les documents sont classés par ordre chronologique, car ils suivent essentiellement la transaction étape par étape.

1. LOI – Lettre d’intention

Lettre d’intention envoyée par un acheteur à un fournisseur. Une lettre d’intention a pour but d’informer le fournisseur des intentions de l’acheteur quant à l’achat d’un produit. La lettre d’intention est un document facultatif et n’entraîne aucune conséquence juridique, mais remplit une fonction purement informative en tant que première étape dans l’établissement du contact entre l’acheteur et le vendeur. Cette lettre contient principalement les blocs d’informations suivants : Informations sur le produit que le client souhaite acheter et les conditions de base de la transaction ; Données sur la société de l’acheteur – coordonnées de la société et coordonnées bancaires ; Date, signature et sceau de la personne autorisée. Exemple de document :

2. FCO – Offre complète pour les entreprises

Une offre d’entreprise complète d’un fournisseur à un client. Offre irrévocable du fournisseur, c’est-à-dire que le fournisseur en envoyant cette lettre au client s’engage à livrer les marchandises aux conditions et aux prix spécifiés dans l’offre. Selon la pratique de base, le fournisseur n’a pas le droit de modifier les termes et conditions de l’offre à l’avenir et, par conséquent, ce document a des conséquences juridiques, car si le fournisseur décide de modifier l’une des conditions générales de la transaction à l’avenir, l’acheteur peut refuser les modifications en se référant au FCO du fournisseur. L’offre a généralement une certaine période de validité. Cette lettre contient principalement les blocs d’informations suivants : Nom des marchandises, base de livraison, prix, procédure de transaction, autres caractéristiques, souhaits et exigences du fournisseur. Exemple de document :

3. ICPO – Bon de commande irrévocable d’entreprise

Bon de commande irrévocable d’entreprise. Il s’agit d’un document similaire à une lettre d’intention (LOI) utilisée par un client pour informer de son intention de conclure une transaction avec un fournisseur, mais il contient plus d’informations, à savoir qu’en plus des informations de base sur l’entreprise et ses coordonnées, des informations complètes sur le produit, le prix et la base de livraison sont ajoutées. La procédure de transaction convenue avec le fournisseur est également ajoutée et, en principe, des copies des documents constitutifs de l’entreprise et des copies des passeports des signataires sont ajoutées. Ce document est juridiquement contraignant. Avec ce document, l’acheteur s’engage réellement dans la transaction et en cas de refus déraisonnable de la transaction, le fournisseur peut, grâce à ce document, tenir l’acheteur responsable. Exemple de document :

4. SPA – Contrat de vente et d’achat

Contrat de vente et d’achat d’une ressource. Contrat de fourniture. Dans la pratique mondiale normale, toute transaction de vente et d’achat de biens est formalisée par un contrat, nous ne nous attarderons donc pas en détail sur l’importance de la signature de contrats, mais nous donnerons un exemple du contrat le plus courant pour la fourniture de carburant diesel aux conditions CIF. Exemple de document :

5. CI – FACTURE

Facture de paiement, facture commerciale. À mon avis, ce document n’est qu’une formalité pour les autorités douanières et les banques. En substance, il reproduit les données que les parties ont précédemment décrites et signées FCO, ICPO et SPA. Du point de vue de la conclusion de la transaction, la signature de ce document par les parties signifie en fait « tirer le coup d’envoi » et démarrer la transaction sur la fourniture de produits pétroliers. Exemple de document :

6. Documents régissant les relations avec les intermédiaires et les agents

Historiquement, le marché des produits pétroliers est un marché d’intermédiaires et la plupart des transactions sont conclues avec la participation de divers intermédiaires qui réunissent l’acheteur et le vendeur et organisent la transaction. Par conséquent, il existe tout un bloc de documents qui, au stade initial de la transaction, régit les relations entre les intermédiaires et les contreparties. Il fixe les commissions, décrit la procédure de leur paiement et protège les intermédiaires et les agents contre les actions déloyales de l’une des parties à la transaction.

NCND – Non-contournement et non-divulgation . Nécessité de non-divulgation. Le but de ce document est de protéger l’agent (intermédiaire) qui souhaite recevoir une commission pour mettre en relation l’acheteur et le fournisseur. Exemple de document :

CONTRAT D’AGENCE . Contrat d’agence portant sur le paiement d’une commission à un agent (intermédiaire). Exemple de document :

JVA – accord de coentreprise . Un accord de coentreprise ou un accord visant à mener des affaires ensemble et à créer une entreprise virtuelle commune. Dans la plupart des pays, les commissions des intermédiaires ne peuvent pas dépasser un certain montant, sinon la banque peut tout simplement ne pas autoriser le paiement, le définissant comme une opération risquée ou un retrait illégal de bénéfices excédentaires. Dans la pratique, en cas de commissions importantes dans les transactions, utilisez ce format de contrat au lieu d’un accord de commission. Exemple de document :